5 สิ่งที่ทำให้การประชุมไร้ประสิทธิภาพ

BusinessApr 10, 2018By เตย อริศรา วงษ์มีมา

บ่อยครั้งการประชุมทำให้เรารู้สึกเบื่อหน่าย เสียเวลาในการทำงาน หลายครั้งระยะเวลาในการเข้าร่วมนานมาก แต่แล้วกลับไม่ได้บทสรุปอะไรเลยสักอย่าง ท้ายที่สุดแล้วคำถามเหล่านี้ก็ผุดขึ้นมาว่า สรุปแล้วการประชุมนี้จัดเพื่ออะไรกัน แล้วเราเข้าไปทำอะไร สำหรับท่านที่ต้องการให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โปรดหลีกเลี่ยงหรืออย่าทำ 5 สิ่งต่อไปนี้

1. ไม่ร่าง Agenda ก่อนการประชุม

หากไม่มี Agenda หรือวาระการประชุมก็คงไม่ต่างอะไรกับการเดินทางที่ไร้จุดหมาย เพราะมันเป็นเหมือนแผนที่ที่ปักหมุดไว้ว่าเราจะไปที่ไหน กล่าวคือมันเป็นตัวกำหนดทิศทางของการประชุมนั้น ๆ นั่นเอง อีกทั้งยังเป็นการบอกภาพรวมได้ด้วยว่า การประชุมครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์อะไร เกิดขึ้นเมื่อไร ที่ไหน ใช้เวลาเท่าใด

2. ประชุมที่ไร้การกำหนดเวลา

การประชุมที่ไร้กำหนดเวลา ก็ไม่ต่างอะไรกับการประชุมที่ไร้จุดจบ เพราะจะทำให้ผู้พูดและผู้ที่มีสิทธิออกความเห็นทำอย่างนั้นอยู่เรื่อย ๆ และสุดท้ายแล้ว ก็จะทำให้เสียเวลามากเกินสมควร ซึ่งการกำหนดเวลาในการประชุมทำให้ผู้เข้าร่วมได้เตรียมตัวก่อนการประชุม เพื่อจะได้รู้ว่าตนเองต้องพูดอะไร สรุปตอนไหนถึงจะเสร็จทันเวลา

3. จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป

การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมมาก ๆ นั้นเป็นง่าย แต่หารู้ไม่ ว่ามันทำเสียทั้งเวลาและเสียเงิน เพราะค่าใช้จ่ายในการประชุมแต่ละครั้งเท่ากับ ค่าจ้างพนักงานต่อชั่วโมง x จำนวนผู้เข้าประชุม x เวลาในการประชุม สรุปแล้วบริษัทต้องเสียเงินไม่ต่ำกว่า 1,250 บาทเลยทีเดียว

หากต้องการให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ควรเลือกผู้เข้าร่วมที่จำเป็นต่อการรับรู้เนื้อหา และผู้ที่สามารถให้มุมมองหรือให้ความเห็นต่อการประชุมนั้นได้จะดีกว่า

4. เล่นมือถือหรือรับสายระหว่างประชุม

นับว่าเป็นสิ่งสำคัญในการเข้าร่วมประชุม นอกจากจะเป็นการเสียมารยาทแล้ว ยังทำให้เสียสมาธิรบกวนผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ และผู้รับโทรศัพท์เองก็พลาดเนื้อหาที่สำคัญบางประการด้วย มากไปกว่านั้น ยังทำให้ทุกคนเสียเวลา เพราะการประชุมอาจจะถูกหยุดชะงักเพื่อรอคนหนึ่งที่วุ่นกับโทรศัพท์ของเขาอยู่

5. ไม่มีการบันทึกและการทำสรุปประชุม

การทำบันทึกรายละเอียดของการประชุมนั้นเป็นสิ่งจำเป็นมาก เพราะมันทำให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจเนื้อความและรวบรวมสิ่งที่อยู่ในการประชุมให้ครบครันนั่นเอง อีกหนึ่งสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือการสรุปประชุม เป็นการบันทึกการตัดสินใจจากที่ประชุม หรือขั้นตอนถัดไปในการทำโปรเจคนั้นๆ หรือสิ่งที่ต้องอัพเดทภายในการประชุมครั้งต่อ ๆ ไป แต่ถ้าหากเป็นการประชุมกับลูกค้า การสรุปประชุมถือเป็นการรวบและทวนซ้ำเนื้อหาให้ลูกค้าฟังเพื่อความเข้าใจที่ตรงกันอีกครั้งหนึ่ง นอกจากนี้การบันทึกและการทำสรุปยังสามารถส่งอีเมลไปยังผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมอีกด้วย

อ้างอิงจาก

- https://bestpracticesforbusiness.com/2010/02/19/meeting-management/
- http://smallbusiness.chron.com/importance-having-agenda-before-business-meeting-25867.html
- https://www.fastcompany.com/40539497/stop-doing-these-four-things-that-sabotage-your-meetings


เตย อริศรา วงษ์มีมา

  • นักศึกษามหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ คณะสถาปัตยกรรมและการผังเมือง
  • นักศึกษาฝึกงาน บริษัท อาร์จีบี เซเว่นตี้ทู จำกัด